Campusmanagement: Erstes Modul geht planmäßig live

Alles läuft nach Plan – ein Satz, der in IT-Großprojekten erfahrungsgemäß nicht selbstverständlich ist. Im Projekt Campusmanagement der FernUniversität trifft er aktuell dennoch zu: Zum 1. Juni geht das erste Modul „APP“ für Bewerbungen live. Damit erreicht das Projekt einen wichtigen Meilenstein, gerade einmal ein halbes Jahr nach dem offiziellen Start in die sichtbare Projektphase.

Kraftakt für alle Beteiligten

Hinter diesem Erfolg liegen intensive Monate. Parallel zum laufenden Regelbetrieb haben zahlreiche Beteiligte Prozesse neu gestaltet, Anforderungen konkretisiert und das System umfassend getestet – sowohl hinsichtlich der Sicherheit als auch mit Blick auf die hohen Nutzendenzahlen an der FernUniversität. „Es war eine harte Zeit, die allen Beteiligten viel Einsatz abverlangt hat“, blickt Nick Colin Schaberg für das Projektteam zurück. „Umso mehr sind wir jetzt stolz, dass wir es geschafft haben.“

Besonders stark eingebunden waren in dieser Projektphase das Dezernat 2, das Campusmanagement-Team im Zentrum für Digitalisierung und IT (ZDI) und das Team der Projektkoordination. Unterstützt wurde die FernUniversität zudem durch die Agentur „Human Digitals“, die ihre Expertise in Projektleitung und -management eingebracht hat.

Das Tempo, das dieses Team gemeinsam erreicht hat, beeindruckte auch den Softwareanbieter HIS eG. „Sie haben uns gesagt, dass eine Umsetzung in so kurzer Zeit wirklich außergewöhnlich sei“, berichtet Nick Colin Schaberg.

Dank der Hochschulleitung

Den großen Einsatz aller Beteiligten weiß auch die Hochschulleitung zu schätzen. Denn mit dem neuen Campusmanagementsystem entsteht schrittweise das digitale Rückgrat der Hochschule neu. Rektor Prof. Dr. Stefan Stürmer und die ständige Vertreterin des Kanzlers, Barbara Bröker sowie der CIO, Thorsten Kolmetz bedanken sich daher ausdrücklich für das Engagement in den vergangenen Monaten. „Wir wissen, welcher Kraftakt hinter diesem Meilenstein steht. Alle Beteiligten haben Großartiges geleistet“, betont Rektor Stürmer.

Gleichzeitig bittet Barbara Bröker aber auch um Geduld und Verständnis: „Es kann sein, dass es zum Start noch etwas ruckelt. Solche Anlaufphasen gehören zu Projekten dieser Größenordnung dazu.“ Damit diese Phase so reibungslos wie möglich abläuft, begleitet die HIS in den ersten sechs Monaten nach dem Go-Live den Betrieb des Moduls, unterstützt bei Fragen und hilft, mögliche Anfangsschwierigkeiten schnell zu beheben.

Neuer Service für Studieninteressierte

Mit dem Go-Live steht allen Studieninteressierten pünktlich zum Start der neuen Einschreibphase eine moderne, webbasierte Oberfläche zur Verfügung. Die Kommunikation rund um Bewerbungen und die Studienplatzvergabe wird künftig ebenfalls direkt über das System HISinOne abgewickelt.

Außerdem wurden im Hintergrund bereits weitere Grundlagen auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen geschaffen. Ziel ist es zum Beispiel, den Studierenden künftig einen schnelleren und komfortableren Zugang zu den Systemen der FernUniversität zu ermöglichen, ohne den bisherigen Umweg über einen Brief mit Generalpasswort.

Ausblick

Mit dem erfolgreichen Go-Live des ersten Moduls zeigt sich in jedem Fall: Der eingeschlagene Weg funktioniert. Die im Projekt gesammelten Erfahrungen werden nun in die weitere Umsetzung einfließen – auch, um die bewährte Standardvorgehensweise der HIS zur Systemeinführung noch besser an die Bedarfe der FernUniversität anzupassen. Oder, wie es Nick Colin Schaberg zusammenfasst: „Trotz eines holprigen Starts haben wir unser Ziel erreicht. Daraus ziehen wir auch wertvolle Erfahrungen für die nächsten Schritte und den weiteren Projektverlauf.“

Denn bereits ab Juli beginnen die Arbeiten am Modul „STU“ für das Studierendenmanagement. Parallel laufen zudem Vorbereitungen für das Gebührenmanagement und ein Modul zum Berichtswesen. Diese sollen nach aktueller Planung Ende 2027 produktiv gesetzt werden. Insgesamt wird das Projekt noch bis Ende 2029 laufen.