Service für die Zukunft

Mit einem koordinierten Prozessmanagement betrachten wir die Abläufe in unserer Organisation, deren Effizienz, Effektivität und Zuverlässigkeit. Es geht also nicht nur um die Frage „Wer macht was?“, sondern „Wie machen wir etwas und mit welchem Ergebnis?“. Eine prozessorientierte Sichtweise auf die FernUni erfolgt über Bereichsgrenzen hinweg und verlässt die auf Organisationseinheiten fokussierte Betrachtung. Das Prozessmanagement betrifft die gesamte FernUni und nicht nur einzelne Bereiche oder Hierarchieebenen. Im Vordergrund steht die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen. Wir wollen die proaktive Haltung aller Mitarbeitenden unterstützen, eigene Prozesse zu hinterfragen und Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Ebenso können wir damit agil auf neue interne oder externe Anforderungen reagieren.

Im Projekt „Implementierung der organisatorischen Rahmenbedingungen für ein FernUni-weites Prozessmanagement“ wurden aktuell die Grundlagen dafür erarbeitet. Das Projekt ist im Oktober 2021 gestartet und wurde im März 2022 abgeschlossen. Im Projekt wurden Konzepte erarbeitet, in denen die Abstimmung und Koordination der verschiedenen Prozessmanagement-Aktivitäten an der FernUni, der Aufbau eines Prozessregisters sowie Rahmenbedingungen und Kriterien für Prozess-Verbesserungen definiert sind. Zudem wurden im Rahmen des Projektes Vorschläge für weitere Folge-Aktivitäten erarbeitet.

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Der weitere Aufbau von Strukturen für ein FeU-weit koordiniertes Prozessmanagement schließt sich nun an, unter anderem mit Anpassungen im Prozessregister, der Aufnahme von Prozessen, besonders im Rahmen laufender IT-Projekte, sowie dem Aufbau eines Qualifizierungskonzeptes.

Im April 2021 haben wir eine Umfrage zur Servicequalität bei wissenschaftlichen Mitarbeitenden durchgeführt. Demnach war die Zufriedenheit mit den abgefragten Services in den drei Service-Bereichen Lehre, Forschung und sonstige Services insgesamt relativ hoch. Deutlich besser könnte die IT-Unterstützung in manchen Bereichen sein. Auch ist es oft schwierig, Informationen oder die zuständigen Ansprechpersonen zu finden. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse finden Sie im Blog. Ihre Rückmeldungen geben wir an die zuständigen Bereiche weiter und werden über weitere Entwicklungen im Blog berichten.

Am 1. Februar 2022 wurde die Stabsstelle Organisationsentwicklung gegründet, die die FernUniversität und ihre Mitarbeitenden dabei unterstützt, Strategien und Ideen für die Weiterentwicklung der FernUni gemeinsam zu entwerfen, umzusetzen und weiter zu denken. Am 1. Januar 2023 wurde die Organisationsentwicklung ins Referat Organisations- und Personalentwicklung überführt, wo die beiden Bereiche enger zusammenarbeiten und näher an der Hochschulleitung besser die strategische Entwicklung der FernUni unterstützen können. Diese Ansprechpersonen unterstützen Sie z.B. beim Recruiting, bei Fortbildungen, im Bereich Familie und Gesundheit, bei Veränderungen in Ihrem Team oder Bereich oder beim Prozessmanagement.

Eine Übersicht der organisatorischen Veränderungen im Rahmen von Service für die Zukunft finden Sie auf einer gesonderten Webseite:

Egal, ob es eine Anregung zu bestehenden Prozessen in Lehre, Service, Infrastruktur ist oder Sie bei einem ganz anderen Thema etwas Neues im Sinn haben. Hier ist die zentrale Anlaufstelle, mit der wir Ihre Anregungen, Verbesserungsvorschläge oder Geistesblitze aufgreifen und mit Ihnen gemeinsam weiterentwickeln möchten.

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Rahmenbedingungen für New Work

Durch die Corona-Pandemie hat sich das Arbeiten an der FernUni stark verändert und alle Mitarbeitenden stellen sich die Frage, wie wir auf diese Erfahrungen aufbauen und unsere Zusammenarbeit in der Zukunft gestalten wollen. Dafür die geeigneten Rahmenbedingungen und Unterstützungsangebot zu entwickeln ist das Ziel des Projektes „Rahmenbedingungen für New Work“, das von der Stabsstelle Organisationsentwicklung koordiniert wird. Die Anpassung von Dienstvereinbarungen, flexible Absprachen innerhalb der Teams, die Pilotierung von neuen Arbeitsformen und auch neue Raumkonzepte spielen dabei eine Rolle.

In die Gestaltung der Rahmenbedingungen werden Ergebnisse aus Umfragen, Workshops oder Arbeitsgruppen eingehen, die sich in den vergangenen Monaten an der FernUni mit dem Themenbereich beschäftigt haben, unter anderem

• Umfrage zu den Arbeitsbedingungen unter Corona im wissenschaftlichen Bereich im April 2021
• Workshop zum Thema „Arbeiten nach Corona“ mit der Leitungsrunde, also den Dezernent:innen und Leitungen der zentralen Einrichtungen, am 4.11.2021
• Live-Talk mit Rektorin und Kanzlerin am 22.11.2021 zum Thema „Mobil, hybrid, im Büro: So arbeiten wir in Zukunft“
• Beratung im Senat zum Thema „Die FernUniversität und die Pandemie“ am 1.12.2021
• Ergebnis der AG Leitlinien, die sich damit beschäftigt hat, durch welche modernere und flexiblere Form von Regelungen die Geschäftsordnung der Verwaltung abgelöst werden kann
• Workshop „New Work in der Wissenschaft“ für den wissenschaftlichen Mittelbau in Forschung und Lehre im April 2022

Agile Führung in den Servicebereichen

Seit Mai 2021 beschäftigen sich die Führungskräfte der Dezernate, Stabsstellen, Referate und Zentralen Einrichtungen in einer Workshop-Reihe mit dem Thema „Agile Führung“. In einer Kombination aus Theorie, Praxis und Austausch wurden in den Workshops Methoden zur gemeinsamen Ausrichtung an strategischen Zielen, Priorisierung, agile Methoden und Ambidextrie (klassisch wo nötig, agil wo möglich), die Rolle der Führungskraft als Coach und Positive Leadership bearbeitet. Dabei wurde gemeinsam diskutiert und erarbeitet, wie die eher abstrakten Ziele des Projektes „Service für die Zukunft“ im Arbeits- und Führungsalltag umgesetzt werden können. Die Workshops starteten Corona-bedingt virtuell im Mai 2021, erste Präsenz-Workshops konnten im September und Oktober stattfinden. Im September 2021 wurden auch die Führungskräfte in den Fakultätsverwaltungen in diesen Austausch einbezogen.

Aktuell finden regelmäßige Austauschtreffen für die Führungskräfte statt, in denen thematische Impulse diskutiert und praktische Fragen aus dem Führungsalltag besprochen werden.

Führung im wissenschaftlichen Bereich

Im Mai 2021 waren die wissenschaftlichen Mitarbeitenden der FernUni, die disziplinarische oder fachliche Führungsaufgaben haben, eingeladen, sich im Rahmen eines Workshops „Führung im wissenschaftlichen Bereich“ Gedanken über die interne Zusammenarbeit zu machen und dabei insbesondere zum Thema Führung. Was bedeutet Führung speziell im wissenschaftlichen Bereich? Wer hat Führungsverantwortung in der Wissenschaft? Und wie kann Führung gestaltet werden?

Beim Workshop „Führen und kooperieren in der Wissenschaft“ im Oktober 2021 haben sich Professorin:innen untereinander und mit der Rektorin darüber ausgetauscht, wie die Erfahrungen aus der Corona-Zeit sich darauf auswirken, wie wir innerhalb der FernUni zusammenarbeiten, und welche Perspektive sie auf die Zusammenarbeit mit dem Dienstleistungsbereich und die Unterstützungsbedarfe durch das Rektorat haben.

Kultur der Zusammenarbeit weiterentwickeln

Was steckt hinter dem Begriff Working Out Loud (WOL)? Warum sollte ich an einem Working Out Loud Circle teilnehmen? Und was bringt mir das für meine Arbeit an der FernUni und für mich persönlich? Eine Antwort könnte lauten: „Spaß und bereichernde Kontakte inklusive“. Wer es genauer wissen möchte, findet hier einen Erfahrungsbericht. Neue WOL-Circle werden nach Bedarf und Interesse gebildet bzw. können sie auch selbständig bilden und die vorhandenen Materialien nutzen.

In der Veranstaltungsreihe „Eine Uni – viele Gesichter“, die 2021 online über Zoom in der Mittagspause stattgefunden hat, haben sich zwei Bereiche der FernUni kurz vorgestellt und dann war Zeit für einen Austausch in zwangloser Atmosphäre, mit zufälligen Treffen in Breakout-Räumen und Smalltalks auch über die Grenzen der eigenen Komfortzone bzw. des eigenen Flurs hinaus. Das Referat Forschungs- und Graduiertenservice, die Zentrale studienberatung, der Forschungsschwerpunkt D²L² und das Videostudio-Team des ZLI haben sich daran beteiligt.

Weitere Impulse zur Frage „Wie wollen wir in Zukunft arbeiten“ finden Sie auch im Rückblick auf die Aktivitäten im ersten Jahr von Service für die Zukunft:

• Wie wir in Zukunft arbeiten wollen: Weitere Impulse | mehr

Auf dieser Webseite, im Newsblog und in unserem Projekt-Blog berichten wir regelmäßig von den aktuellen Entwicklungen im Prozess „Service für die Zukunft“.