Kickoff für strukturiertes Handeln in Krisenfällen

Mit einer Auftakt-Veranstaltung für Führungskräfte und Verantwortliche hat die FernUniversität in Hagen den Aufbau eines Business Continuity Management Systems (BCMS) gestartet.

Ziel ist es, den Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsbetrieb auch bei Störungen von außen verlässlich aufrechtzuerhalten und in Notfall- und Krisensituationen schnell handlungsfähig zu bleiben. In den Prozess, zunächst die jeweiligen Minimalleistungen und -aufgaben zu definieren, werden alle Bereiche der FernUniversität eingebunden.

„Ein Ausfall des Geschäftsbetriebs würde unseren öffentlichen Auftrag empfindlich berühren – und auch das Vertrauen von Studierenden, Forschenden und Beschäftigten beeinträchtigen. Deshalb werden wir eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um uns zu schützen und vor allem den Anspruch einzulösen, die digitale Universität zu sein“, betont Rektor Prof. Stefan Stürmer. „Das BCM ist der Auftakt dafür.“ Auch Kanzler Michael Strotkemper unterstreicht die strategische Bedeutung des Projekts: „Wir benötigen gute und sichere Prozesse, die zukunftsorientiert sind und auch bei Störungen von außen gut funktionieren.“

Im Mittelpunkt steht der Aufbau klarer Strukturen für Krisen- und Notfallsituationen. „Wir stärken gezielt unsere Kernaufgaben, um Struktur statt Hektik zu wahren. BCM dient als Grundlage“, erklärt unser Business Continuity Beauftragter Andreas Häfferer. Dabei gehe es sowohl um erwartbare als auch um unerwartete Szenarien für die Maßnahmen für den Notbetrieb entwickelt werden.

Aus Sicht der Informationssicherheit ist dieser Schritt notwendig. „Informationssicherheit entsteht dynamisch und kontinuierlich im Kontext unseres Managementsystems“, sagt Prof. Oliver Weissmann, Chief Information Security Officer (CISO) der FernUniversität. Das gehe deutlich über klassische Schutzmaßnahmen hinaus: „Die Firewall reicht nicht mehr – wir brauchen ein dynamisches System. Das wird Aufwand für die Universität produzieren.“

Ein zentrales Ergebnis wird ein universitätsweites Notfallhandbuch sein, das gemeinsam von den Bereichen entwickelt wird, die Ressourcen und zeitkritische Geschäftsprozesse am besten kennen. Es soll für den Eintrittsfall unter anderem Abläufe, Zuständigkeiten sowie die Arbeit des Notfall- und Krisenstabs in einer Besonderen Aufbauorganisation (BAO) festlegen.

Im Rahmen des BCMS werden sogenannte Business Impact Analysen (BIA) durchgeführt. Sie ermitteln die Konsequenzen eines störenden Ereignisses: etwa kosten und benötigte Ressourcen. Diese Analysen liefern eine Grundlage, um gezielt Maßnahmen zur Stärkung der Resilienz abzuleiten.

Das BCMS orientiert sich an einem Standard des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie an landesweiten Vorgaben zur Cybersicherheit. Den rechtlichen Rahmen bilden unter anderem das Hochschulgesetz Nordrhein-Westfalen und die Vereinbarung zur Cybersicherheit NRW.

Gestuftes Vorgehen und breite Beteiligung

Die Leitlinie zum BCM bildet den Startschuss für den schrittweisen Aufbau des Systems. In einem ersten Schritt definieren die Bereiche ihre kritischen Geschäftsprozesse und priorisieren diese. Darauf aufbauend werden Rollen, Verantwortlichkeiten und Abläufe für den Notfall festgelegt. Führungskräfte übernehmen dabei eine Schlüsselrolle, da sie sowohl präventiv in der Notfallvorsorge als auch im Ereignisfall bei der Bewältigung Verantwortung tragen.

Eine zentrale Funktion übernimmt der Notfall- und Krisenstab der FernUniversität, der durch den Rektor, den Kanzler und die ständige Vertreterin des Kanzlers geleitet wird. Das Notfallhandbuch wird unter anderem die Geschäftsordnung des Stabs sowie die Abläufe im Krisenfall enthalten.

Der Aufbau erfolgt gestuft und beginnt mit ausgewählten Kernprozessen und der dafür notwendigen IT. Als Pilot wird zunächst der Prozess „Lehrmaterial bereitstellen“ betrachtet. Gemeinsam mit der Fakultät für Mathematik und Informatik entsteht dafür eine Blaupause, die anschließend mit den weiteren Fakultäten abgestimmt und übertragen wird.

Alle Beschäftigten sind aufgefordert, den Aufbau des BCMS zu unterstützen und ihre Expertise einzubringen, was insbesondere möglich ist, wenn im weiteren Zeitverlauf Notfallprozesse auch praktisch geübt werden.